Kişisel veriler hakkında bilgilendirme

Solis Gönüllülük Ağı ve iletişim

Solis Gönüllülük Ağı; çocuk hakları, teknoloji, çevre, sosyal yaşam ve hak bilinci alanlarında gönüllü gençlerin birlikte proje geliştirdiği, şu an için dernek veya vakıf gibi tüzel kişiliği bulunmayan bir topluluktur. İletişim adresimiz solisgonullulukagi@gmail.com şeklindedir. Bu e-posta adresi genel iletişim ve kişisel verilerle ilgili başvurular için kullanılabilir. Üyelik sistemi birkaç ekip üyesi tarafından birlikte yönetilecektir. Ancak e-posta adresi veya topluluk adı tek başına veri sorumlusunun kim olduğunu belirlemez; veri işleme amaç ve yöntemlerini fiilen belirleyen kişi ya da kişilerin hukuki konumu üyelik başvuruları açılmadan önce netleştirilmelidir.

Hangi bilgiler alınır?

İlk aşamada ad soyad, e-posta, parola, doğum tarihi ve ana çalışma birimi alınır. Sunucu doğum tarihini 18–22 yaş koşuluna göre doğrular ve üyelik hesabında saklar. Cinsiyet alanında Kadın ve Erkek seçenekleri sunulur. İkinci aşamada şehir, üniversite/eğitim kurumu, bölüm, telefon, kendini tanıtma ve güçlü yönler, ekip rolleri, problem çözme ve ekip deneyimi, önceki çalışmalar, katılım motivasyonu, beceriler, ilgilenilen çalışma birimleri, gelişim hedefleri, uygunluk, beklentiler, gelecek vizyonu, proje fikri ve öneriler sorulur. Ekip yöneticileri bu temel alanlara ek sorular ekleyebilir; soru değişiklikleri yeni sürüm olarak saklanır. Bu bilgiler üyeleri tanımak, ekip/etkinlik planlamak ve başvuruyu değerlendirmek amacıyla kullanılır. Üyelik onaylanırsa seçilen birimlere bağlı eğitim ilerlemesi, sertifika dosyaları ve yönetici tarafından eklenen etkinlik katılım kayıtları da hesapla ilişkilendirilir.

Ne için kullanılır?

• Üyelik başvurularını değerlendirmek ve üyelik durumunu yönetmek.
• Üyelerle hesapları ve seçtikleri çalışma alanları hakkında iletişim kurmak.
• Eğitim ilerlemesini, sertifika incelemelerini ve etkinlik katılımını takip etmek.
• Üyelik sisteminin güvenliğini sağlamak ve kötüye kullanımı önlemeye yardımcı olmak.

Solis'in faaliyetleri çocuk hakları odağında olsa da ilk üyelik döneminde yalnızca 18–22 yaş aralığındaki kişilerden başvuru alınır. Başvurular iki aşamalıdır; zorunlu alanlar ve etkin ek sorular tamamlanmadan yönetici onayı verilemez. Bir üye birden fazla birimde yer alabilir. Zorunlu birim eğitimlerinin sertifikaları yetkili yönetici tarafından kabul edilene kadar faal üyelik ve etkinlik katılımı açılmaz. Çocuklara yönelik ayrı bir form veya faaliyet kaydı oluşturulursa, bu veriler için ayrıca değerlendirme yapılmalıdır.

Verilere kimler erişebilir ve veriler kimlere aktarılabilir?

Kişisel verilere yalnızca üyelik yönetimi için görevlendirilmiş ve erişim yetkisi verilmiş ekip üyeleri, görevlerinin gerektirdiği ölçüde erişebilir. Ekip üyelerinin erişimleri sınırlandırılmalı ve hesap güvenliği için gerekli önlemler alınmalıdır. Teknik altyapının planlanan bileşenleri arasında internet sitesinin sunulması için Cloudflare; kimlik doğrulama, veritabanı ve dosya depolama için Supabase bulunmaktadır. Bu hizmet sağlayıcıların verileri hangi ülkelerde işlediği, alt hizmet sağlayıcıları ve yurt dışına veri aktarımı koşulları; kullanılan hesapların ve proje bölgesinin gerçek ayarları kontrol edilerek kesinleştirilmelidir. Yurt dışına aktarım söz konusuysa aktarım, 6698 sayılı Kanun’un ilgili hükümlerine uygun bir mekanizma üzerinden gerçekleştirilmelidir.

Hukuki sebep ve saklama süresi

Kişisel veriler, yalnızca belirtilen amaçlar için gerekli olduğu ölçüde ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda yer alan geçerli bir işleme şartına dayanılarak işlenmelidir. Üyelik başvurusu, hesabın yönetimi, eğitim takibi ve hesap güvenliği farklı amaçlar olduğundan, her biri için uygulanacak hukuki sebep gerçek işleyişe göre belirlenmelidir. Bu hukuki sebep, veri sorumlusu ve üyelik süreci kesinleştirilmeden tahmin yoluyla ilan edilmemelidir.

Veriler süresiz olarak saklanmamalıdır. Başvurusu sonuçlanmayan veya reddedilen kişilerin kayıtları, üyeliği sona eren kişilerin hesapları, eğitim ilerlemesi, sertifika dosyaları ve etkinlik katılım kayıtları için ayrı saklama süreleri belirlenmelidir. İlgili amaç sona erdiğinde ve saklamayı gerektiren başka bir hukuki neden kalmadığında veriler silinmeli, yok edilmeli veya anonim hâle getirilmelidir. Bu süreler, üyelik sistemi açılmadan önce belirlenip uygulamada da takip edilmelidir.

İlgili kişinin hakları ve başvuru yöntemi

6698 sayılı Kanun’un 11’inci maddesi kapsamında ilgili kişiler; kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme, kanunda öngörülen şartlar çerçevesinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini talep etme, münhasıran otomatik sistemler ile analiz sonucu aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Kişisel verilerle ilgili başvurular için solisgonullulukagi@gmail.com adresi iletişim kanalı olarak kullanılabilir. Başvurular ekip içinde belirlenmiş sorumlu kişilerce takip edilmelidir. Başvuru sahibinin kimliğinin nasıl doğrulanacağı ve taleplerin nasıl sonuçlandırılacağı üyelik sistemi açılmadan önce bir iş akışına bağlanmalıdır.

Önemli: Bu sayfa üyelik sistemi için hazırlanmış bir bilgilendirme taslağıdır. Üyelik sistemi birkaç ekip üyesi tarafından birlikte yönetilecektir; ancak Solis’in tüzel kişiliği bulunmadığından, veri sorumlusu veya sorumluların hukuki konumu yayımdan önce netleştirilmelidir. Ayrıca saklama süreleri ve Cloudflare/Supabase hesaplarında kullanılan gerçek veri işleme ve aktarım ayarları kontrol edilmelidir. Kişisel Verileri Koruma Kurumunun aydınlatma yükümlülüğü açıklamasını inceleyebilirsiniz.